یک نرم‌افزار جامع و یکپارچه داروخانه باید بتواند نیازهای روزانه داروخانه را بدون نیاز به سیستم‌های جانبی برآورده کند. این نرم‌افزار از ثبت نسخ تا فروش دارو، انبارداری، حسابداری و صندوق فروش را پوشش می‌دهد و قادر است صورتحساب‌های داروخانه را به‌صورت به سامانه مالیاتی ارسال کند. داشتن قابلیت اتصال به سامانه‌های بیمه (از جمله تأمین اجتماعی، سلامت و به‌طور ویژه بیمه نیروهای مسلح) اهمیت بسیار دارد؛ سامانه‌های پیشرفته حتی با بانک‌های اطلاعاتی بیمه‌ها یکپارچه شده و خطاهای ناشی از ثبت اطلاعات در سیستم‌های مختلف را برطرف می‌کند. بدین‌ترتیب هزینه‌ها کاهش و کارایی داروخانه به‌طور محسوسی افزایش می‌یابد..
پشتیبانی ۲۴ ساعته
حمایت فنی شبانه‌روزی از نرم‌افزار داروخانه ضروری است. حتی بهترین نرم‌افزارها ممکن است دچار اشکال یا قطع ناگهانی شوند، بنابراین دسترسی به پشتیبانی ۲۴ ساعته باعث می‌شود مشکلات در هر ساعتی از روز سریعاً رفع شوند. بر اساس پژوهش‌ها، وقفه‌های کامل در سیستم‌ها می‌تواند عملکرد مراکز درمانی را به‌شدت مختل کند ؛ در داروخانه نیز هرگونه تأخیر در رفع اشکال ممکن است منجر به عدم ارائه خدمات به‌موقع یا از دست رفتن درآمد شود. برای مثال فرض کنید در میانه شب سامانه فروش دارو قطع شود و پشتیبان در دسترس نباشد؛ در این صورت داروخانه قادر به ارائه نسخه‌ها و فروش دارو نخواهد بود؛ نه تنها درآمد از دست می‌رود، بلکه اعتبار داروخانه نزد بیماران نیز به خطر می‌افتد. علاوه بر این، در دنیای دیجیتال امروز، ارائه خدمات ۲۴ ساعته وفاداری مشتریان را افزایش می‌دهد.
به بیان دیگر تمام امکانات نرم افزار بدون پشتیبانی 24 ساعته بیهوده می‌باشد.
یکپارچگی فرایندها و کارکردها
نرم‌افزار داروخانه باید یکپارچه باشد و تمام فرآیندهای کاری را در یک سیستم متمرکز انجام دهد. این شامل مراحل زیر است:
• ثبت و نسخه‌پیچی دارو (با بارکدخوان و رابط کاربری آسان)
• مدیریت موجودی و انبار (هشدار خودکار برای داروهای کم‌موجودی یا نزدیک به تاریخ انقضا)
• فروش و تحویل دارو به مشتری (صندوق فروش POS یکپارچه)
• حسابداری و صدور فاکتور (به‌طور خودکار با فروش هر کالا)
• ارسال لیست فروش و صورتحساب‌ها به سازمان امور مالیاتی
این سطح از یکپارچگی بطوری عمل می‌کند که کلیه عملیات داروخانه را پوشش می‌دهد در نتیجه، داروخانه نیازی به ورود مجدد اطلاعات در نرم‌افزارهای متعدد ندارد و داده‌ها در کل چرخه کاری یکپارچه باقی می‌مانند.
اتصال به سامانه‌های بیمه
نرم‌افزار داروخانه باید به سامانه‌های بیمه‌ای مهم (مانند تأمین اجتماعی و سلامت و مسلح) متصل باشد تا امکان ارسال و دریافت اطلاعات نسخ بیماران تسهیل شود. ویژگی متمایز این دسته از نرم‌افزارها، امکان اتصال به بانک اطلاعات بیمه نیروهای مسلح است که هم‌اکنون در سراسر ایران تنها یک نرم‌افزار این قابلیت را دارد. این اتصال بی‌نقص به سامانه بیمه‌ها امکان محاسبه خودکار هزینه‌ها، تسویه حساب مستقیم با بیمه و کاهش خطای انسانی را فراهم می‌کند.
مدیریت انبار منظم
مدیریت موجودی و انبارداری دقیق، از حیاتی‌ترین ارکان یک نرم‌افزار داروخانه‌ای است. بررسی‌ها نشان می‌دهد که سیستم مدیریت موجودی مهم‌ترین دغدغه هر داروخانه است ، چرا که داروخانه‌ها حجم زیادی از داروها با تاریخ انقضاء و شرایط نگهداری خاص دارند. عدم کنترل دقیق موجودی می‌تواند باعث کمبود داروهای ضروری، هدررفت منابع در اثر انقضای کالا یا ذخیره بیش از حد دارو شود . یک نرم‌افزار کارآمد قادر است داروهای نزدیک به تاریخ انقضاء را تشخیص داده و هشدار دهد همچنین موجودی داروها را نظم داده و ضایعات انبار را کاهش می‌دهد.
رابط کاربری و تجربه کاربری
نرم‌افزار داروخانه باید محیطی ساده و کاربرپسند داشته باشد تا کارکنان بتوانند با حداقل خطا از آن استفاده کنند. طراحی پیچیده و نامأنوس می‌تواند جریان کار را کند کرده و احتمال خطا را افزایش دهد برعکس، رابط‌های شهودی و منطقی باعث می‌شود کاربران بدون نیاز به آموزش طولانی‌مدت، سریعاً بر نرم‌افزار مسلط شوند .همچنین مطالعات نشان می‌دهند افرادی که با ابزارهای کاربرپسند کار می‌کنند، استرس کمتری دارند و رضایت شغلی بیشتری تجربه می‌کنند.
گزارش‌گیری و تحلیل اطلاعات
برای تصمیم‌گیری درست در داروخانه، دسترسی به گزارش‌های دقیق و به‌روز ضروری است. ابزارهای گزارش‌گیری و تحلیل مدرن امکان مشاهده روند فروش، موجودی کالا و عملکرد مالی را در قالب نمودارها و گزارش‌های قابل فهم فراهم می‌کنند . نرم‌افزار باید گزارش‌های متنوعی تولید کند که به‌صورت خودکار مقدار فروش، سود ناخالص، گردش مالی و سایر شاخص‌ها را محاسبه کنند. این گزارش‌ها نه تنها درون داروخانه برای برنامه‌ریزی اهمیت دارند، بلکه برای تسویه حساب با سازمان‌های بیمه و ارائه گزارش به اداره مالیات نیز مفید هستند. با داشتن گزارش‌های صحیح، مدیر داروخانه می‌تواند بفهمد کدام دارو پرفروش بوده و در چه مواقعی موجودی مجدداً سفارش داده شود.
محاسبه سود و تحلیل مالی
محاسبه دقیق سود و درآمد داروخانه به دلیل عوامل متنوعی مانند تخفیف‌های بیمه، هزینه تأمین کالا و بازگشت دارو، کار ساده‌ای نیست. به همین دلیل نیاز به ابزارهای تحلیلی قوی در نرم‌افزار احساس می‌شود. نرم‌افزار داروخانه می‌تواند با استفاده از گزارش‌ها و جداول مالی، سود ناخالص و خالص، بازدهی هر کالا و سایر شاخص‌های مالی را با دقت محاسبه کند، در حالی که روش دستی زمان‌بر بوده و مستعد خطا است. یکی از مزیت‌های نرم‌افزار، پیش‌بینی دقیق سود ناخالص و خالص با احتساب تمام این پارامترهاست.
پیگیری تاریخ انقضاء
پیگیری تاریخ انقضای داروها در داروخانه بسیار اهمیت دارد و اگر به‌صورت دستی انجام شود، غیرممکن و پُرخطا خواهد بود. نرم‌افزار داروخانه این امکان را می‌دهد که برای هر دارو تاریخ انقضاء ثبت شود و پیش از پایان مهلت مصرف هشدار لازم صادر گردد با این قابلیت می‌توان قبل از منقضی شدن داروها اقدامات لازم (مثلاً تبادل یا فروش فوری) را انجام داد تا از زیان و دورریختن دارو جلوگیری شود.
پنل حسابداری و مالی دقیق
بخش حسابداری یکپارچه نرم‌افزار باید بتواند تمام معاملات داروخانه را ثبت و طبقه‌بندی کند. با اتصال نرم‌افزار فروش دارو به پنل حسابداری، هر فروش و هزینه‌ای که ثبت می‌شود به‌طور خودکار در حساب‌ها منظور شده و دفاتر مالی به‌روز می‌مانند. این امر سرعت کار حسابداری را افزایش داده و احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد، زیرا نیازی به وارد کردن مجدد تراکنش‌های فروش در سیستم حسابداری جداگانه نیست. علاوه بر سرعت بیشتر، این روش گزارش‌گیری امکان تحلیل دقیق عملکرد مالی داروخانه و برنامه‌ریزی بودجه را نیز فراهم می‌کند.
ارسال صورتحساب‌ها به سازمان مالیاتی
ارسال الکترونیکی صورتحساب برای داروخانه‌ها الزامی شده است. طبق قوانین، داروخانه‌ها باید صورتحساب فروش خود را از طریق سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی ارسال کنند . یک نرم‌افزار داروخانه برتر می‌تواند این فرآیند را انجام دهد؛ به‌طوری که پس از ثبت هر فروش، امکان ارسال صورتحساب متناظر از طریق وب‌سرویس مالیاتی موجود است . این قابلیت داروخانه را کاملاً با مقررات مالیاتی منطبق می‌سازد و از خطاهای احتمالی در محاسبات مالیاتی جلوگیری می‌کند.
سایر ویژگی‌های مهم
علاوه بر امکانات بالا، چند ویژگی دیگر نیز ارزش اشاره دارند:
• نسخه‌نویسی الکترونیک: پشتیبانی از نسخه‌های الکترونیک دارو) برای تسهیل فرآیند تجویز.
• امنیت و پشتیبان‌گیری: رمزنگاری داده‌ها، کنترل دسترسی کاربران و پشتیبان‌گیری خودکار جهت محافظت از اطلاعات.
• به‌روزرسانی و پشتیبانی نرم‌افزاری: دریافت نسخه‌های جدید نرم‌افزار و منابع کمکی برای ارتقاء مستمر.
هر امکانی که موجب سرعت بیشتر، دقت بالاتر و سهولت استفاده شود، نرم‌افزار را به گزینه‌ای برتر تبدیل می‌کند.
جمع‌بندی
بهترین نرم‌افزار داروخانه نرم‌افزاری است که تمام ویژگی‌های ذکرشده را در کنار هم داشته باشد: پشتیبانی ۲۴ ساعته، یکپارچگی کامل از نسخ تا حسابداری و ارسال مالیاتی، مدیریت انبار دقیق، رابط کاربری کاربرپسند و گزارش‌گیری حرفه‌ای. اگر به دنبال نرم‌افزاری با این ویژگی‌ها هستید، کافی است فرم مشاوره زیر را پر کنید.
